1 Zweck
Diese Anweisung regelt die Annahme, Kennzeichnung und Weiterleitung von Einsendungen im Probenannahmeraum. Sie stellt sicher, dass jede Probe eindeutig identifizierbar bleibt und die Kühlkette nachvollziehbar dokumentiert ist.
2 Geltungsbereich
Labor Werder (Havel), alle Einsendungen aus Praxis und Betrieb. Der Standort in Polen führt eine eigene Fassung; Abweichungen sind dort gekennzeichnet.
- Einsendungen per Kurier, Post und persönliche Abgabe
- Proben aus der eigenen Bestandsbetreuung
- Nicht: Rückstellproben aus der Produktion — dafür gilt
SOP-PRO-007
3 Ablauf
3.1 Annahme und Sichtprüfung
Verpackung auf Unversehrtheit prüfen. Beschädigte oder ausgelaufene Sendungen werden nicht angenommen, sondern dokumentiert und der Einsender wird am selben Tag informiert.
- Sichtprüfung der Umverpackung
- Abgleich mit dem Probenbegleitschein
- Temperatur ablesen und notieren
- Vergabe der Laufnummer
- Übergabe an den Fachbereich
3.2 Kennzeichnung
Jede Probe erhält ein Etikett mit Laufnummer, Eingangsdatum und Kürzel des Annehmenden. Sammelproben tragen zusätzlich die Anzahl der Einzelproben.
| Material | Lagerung | Frist bis Bearbeitung |
|---|---|---|
| Tupfer | 2 bis 8 °C | 24 Stunden |
| Kot, Sammelprobe | 2 bis 8 °C | 24 Stunden |
| Serum | 2 bis 8 °C | 72 Stunden |
| Organmaterial | −20 °C bei Versand über Nacht | 12 Stunden |
| Wasserprobe | 2 bis 8 °C, lichtgeschützt | 12 Stunden |
3.3 Weiterleitung
Die Probe wird mit dem Begleitschein an den zuständigen Fachbereich übergeben. Der Begleitschein bleibt bis zum Befund beim Ticket und wird danach archiviert.
4 Nachweis
Die Laufnummer wird im Labordatensystem angelegt. Abweichungen — verspätete Annahme, unterbrochene Kühlkette, fehlende Angaben — werden als Abweichungsmeldung erfasst (QM-FB-03).